TLL DevelopersCuando los expedientes se acumulan, la reacción habitual es contratar a alguien. Antes de hacerlo conviene hacer una cuenta sencilla: cuántas horas te lleva cada expediente y cuántos haces al año. Sin sueldos inventados: pon tu coste por hora.
La cuenta en tres líneas
- Horas al año = expedientes al año × horas por expediente.
- Jornadas al año = horas al año ÷ 8.
- Coste al año = horas al año × coste de una hora de la persona que lo hace.
Un ejemplo con números redondos
Con 100 expedientes al año y unas 2 horas por expediente a mano son 200 horas, es decir, 25 jornadas de 8 horas. Si cada hora te cuesta 25 euros, son 5.000 euros al año dedicados a teclear datos que ya tienes en un Excel.
Con 400 expedientes serían 800 horas: 100 jornadas. Ahí ya hay una persona casi a tiempo completo picando formularios.
Lo que la cuenta no muestra: los errores
Teclear el mismo dato varias veces es la receta del fallo: un dígito cambiado, un importe que no cuadra, un documento que falta. Un expediente rechazado hay que rehacerlo, a veces con plazos que corren en tu contra. En el sistema CAE, por ejemplo, el 11,3 % de las solicitudes cerradas no generó certificado por defectos (datos de Asdae).
Tres formas de resolverlo
- Contratar a alguien: sirve si el volumen es estable todo el año. Es un coste fijo y depende de una persona.
- Reducir a media jornada lo que hoy ocupa un puesto: si la parte de teclear desaparece, solo queda revisar y firmar.
- Automatizar la copia de datos: escribes los datos una vez en un Excel y un programa los pone en la sede. Tú revisas y firmas.
Fuentes
Datos contrastados con las fuentes el 26 de octubre de 2026. Si ves algo desactualizado, escríbeme y lo corrijo.