TLL DevelopersCaso real
Más de 400 expedientes con el mismo sistema
Más de 400 expedientes de un distribuidor de ventanas, tramitados con el mismo sistema y el mismo tipo de solicitud que en el estudio de arquitectura.
- +400. expedientes tramitados
- 3–5 minpor solicitud. Antes: unas 2 horas.
- ≈767 h. de trabajo ahorrado (estimación)400 × (120 − 5) min = 46.000 min ≈ 767 h
El negocio y su situación
Es un distribuidor de ventanas. Con el mismo sistema que en el estudio de arquitectura se tramitaron más de 400 expedientes suyos, en la convocatoria de 2024.
Los expedientes los llevaba un administrativo. Ese administrativo era yo: sé lo que es rellenarlos a mano.
Era el mismo tipo de solicitud de subvención y la misma forma de trabajar: Excel, elegir el expediente, el programa rellena la solicitud y una persona revisa y firma.
Lo importante es que el sistema no es algo de una sola vez. Ha servido en dos negocios distintos, y en este con más expedientes.
Cómo se trabajaba antes
Cada expediente se tramitaba a mano. Es el mismo tipo de formulario oficial que en el caso del estudio de arquitectura, y sigue, en general, estos pasos:
- Te llegan los datos del expediente.
- Abres la web oficial de la administración.
- Rellenas la solicitud campo por campo.
- Adjuntas los documentos.
- Lo revisas todo.
- Firmas con tu certificado digital y la envías.
Cuando se rellena campo por campo, cada dato es una ocasión de equivocarse al teclear.
Unas 2 horaspor expediente, a mano
Cómo funciona el sistema
Un programa que rellena la solicitud por ti y prepara los documentos: los PDF oficiales de la convocatoria y la memoria técnica en Word. La decisión sigue siendo de una persona.
- Paso 1
Pasas los datos en un Excel
Los datos de los expedientes van en una hoja de Excel.
- Paso 2
Eliges el expediente
Marcas la fila del expediente que quieres tramitar.
- Paso 3
El sistema rellena la solicitud
El programa la rellena en la web oficial. Se para antes de enviarla.
- Paso 4
Tú revisas y firmas
Una persona revisa la solicitud y la firma con su propio certificado digital. Hasta entonces no se envía nada.
Es el mismo sistema que en el caso del estudio de arquitectura. No se envía nada hasta que una persona revisa y firma con su propio certificado digital.
Resultados
Tiempo por solicitud, antes y después. También se ahorra tiempo al preparar los documentos, pero ese ahorro no está medido.
Antes, a mano≈2 h
Ahora, con el sistema3–5 min
Las barras usan 2 horas (120 min) y 5 minutos.
Los 3–5 minutos son el tiempo medido con este mismo sistema y el mismo tipo de solicitud en el caso del estudio de arquitectura. Ver el caso del estudio de arquitectura.
Lo que suma (estimación)
- ≈767 horasde trabajo en 400 expedientesEstimación: 400 × (120 − 5) min = 46.000 min ≈ 767 h
- ≈96 jornadasde 8 horas, en esos 400 expedientesEstimación: 767 h ÷ 8 h ≈ 96 jornadas
Son cálculos, no mediciones. Usamos 400 expedientes (son más de 400), 2 horas antes y 5 minutos después.
¿Te suena?
Si en tu negocio hay algo que se hace igual cada vez, en una web o en un Excel, probablemente se pueda hacer así.
Ejemplos de lo que se podría hacer en una asesoría o gestoría. No son trabajos que ya hayamos entregado.
- Revisar las notificaciones de los clientes.
- Descargar documentación de las sedes electrónicas.
- Ordenar la documentación que mandan los clientes.
Si piensas en una tarea así, cuéntamela y te digo si se puede.
¿Lo vemos en tu oficina?
Te enseño cómo funciona en 30 minutos, en tu oficina y sin compromiso.
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