TLL DevelopersCaso real
De una hora a cinco minutos por solicitud de subvención
Un estudio de arquitectura independiente que tramita ayudas públicas para cambiar ventanas. Más de 200 expedientes.
- +200. expedientes tramitados
- 3–5 minpor solicitud. Antes: 1–2 horas.
- ≈183 h. de trabajo ahorrado (estimación)200 × (60 − 5) min = 11.000 min ≈ 183 h
El cliente y su situación
Es un estudio de arquitectura independiente. Tramita solicitudes de unas ayudas públicas para cambiar ventanas, en nombre de tiendas de ventanas.
Ha llevado más de 200 expedientes, para entre 100 y 200 clientes, en la convocatoria de 2025. Por cada expediente cobra una tasa.
Eso lo convierte en un problema de negocio. Cada expediente es un ingreso. Y cuanto más tiempo lleva cada solicitud, menos expedientes se pueden coger.
Cómo trabajaba antes
Cada solicitud se rellenaba a mano en la web de la administración. Una solicitud así sigue, en general, estos pasos:
- Te llegan los datos del expediente.
- Abres la web oficial de la administración.
- Rellenas la solicitud campo por campo.
- Adjuntas los documentos.
- Lo revisas todo.
- Firmas con tu certificado digital y la envías.
Cuando se rellena campo por campo, cada dato es una ocasión de equivocarse al teclear.
1–2 horaspor solicitud, según lo complicada que fuera
Qué hicimos
Un programa que rellena la solicitud por ti y prepara los documentos: los PDF oficiales de la convocatoria y la memoria técnica en Word. La decisión sigue siendo de una persona.
- Paso 1
Pasas los datos en un Excel
Los datos de los expedientes van en una hoja de Excel.
- Paso 2
Eliges el expediente
Marcas la fila del expediente que quieres tramitar.
- Paso 3
El sistema rellena la solicitud
El programa la rellena en la web oficial. Se para antes de enviarla.
- Paso 4
Tú revisas y firmas
Una persona revisa la solicitud y la firma con su propio certificado digital. Hasta entonces no se envía nada.
El sistema se desarrolló y se puso en marcha en un mes. No se cambió de programas ni de forma de trabajar: el Excel de entrada y la misma web oficial de siempre. Y no se envía nada hasta que el técnico revisa y firma con su propio certificado digital.
Resultados
Tiempo por solicitud, antes y después. También se ahorra tiempo al preparar los documentos, pero ese ahorro no está medido.
Antes, a mano1–2 h
Ahora, con el sistema3–5 min
Las barras usan 1 hora (60 min) y 5 minutos: el extremo prudente de cada rango.
Lo que suma (estimación)
- ≈183 horasde trabajo en 200 expedientesEstimación: 200 × (60 − 5) min = 11.000 min ≈ 183 h
- ≈23 jornadasde 8 horas, en esos 200 expedientesEstimación: 183 h ÷ 8 h ≈ 23 jornadas
- ≈92 horaspor cada 100 expedientesEstimación: 100 × (60 − 5) min = 5.500 min ≈ 92 h
Son cálculos, no mediciones. Usamos 200 expedientes (son más de 200), 1 hora antes y 5 minutos después.
Menos errores de tecleo
Al no teclear cada dato a mano, hay menos errores de tecleo. No tenemos una cifra medida.
¿Te suena?
Si en tu negocio hay algo que se hace igual cada vez, en una web o en un Excel, probablemente se pueda hacer así.
Ejemplos de lo que se podría hacer en una asesoría o gestoría. No son trabajos que ya hayamos entregado.
- Revisar las notificaciones de los clientes.
- Descargar documentación de las sedes electrónicas.
- Ordenar la documentación que mandan los clientes.
Si piensas en una tarea así, cuéntamela y te digo si se puede.
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